Presentación de información en reuniones públicas

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Lo que usted haga y cómo lo haga afectará la percepción que su audiencia tenga de usted, de su organización y de la información que usted está proporcionando. Prepárese y haga una presentación eficaz.

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Antes de la reunión

Conozca a su audiencia

• Prevea diversos intereses, preocupaciones y preguntas.
• Considere estos factores en su preparación.

Prepare su presentación

• Elabore una introducción vigorosa.
• Desarrolle un máximo de tres mensajes claves.
• Reúna sus datos de apoyo.
• Prepare los elementos audiovisuales.
• Practique.

Prepárese para contestar preguntas

• Anticipe preguntas que pudieran surgir y prepare sus contestaciones.
• Practique algunas preguntas y respuestas.

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Presentación de apertura

Una presentación con una apertura vigorosa, marca el tono de la reunión y es crucial en el intento de ganarse la confianza y establecer credibilidad. Sus elementos incluyen lo siguiente:

I. Introducción

Una exposición de preocupación personal.

Una exposición del compromiso y la intención de la organización.

Una declaración del propósito y un plan para la reunión.

Recuerde que la identificación con el público es un factor vital para ganarse su confianza y credibilidad, y que esto lo determinará su audiencia en los primeros 30 segundos. Incluya lo siguiente en su introducción:

Exposición de preocupación personal

Ejemplo:	"Puedo ver, por el número de personas aquí reunidas, que ustedes están tan preocupados por este asunto como yo lo estoy".

Exposición de intención de la organización

Ejemplo:	"Nosotros tenemos la obligación de proteger al medio ambiente y al público. En _____________ hemos estado involucrados con esta comunidad por mucho tiempo y queremos trabajar con ella en este asunto".

Exposición del propósito y plan para la reunión. (No use la misma exposición en cada reunión.)

Ejemplo:	"Esta noche, nos gustaría compartir con ustedes durante unos 15 minutos los resultados del informe; después nos gustaría abrir un foro para preguntas y respuestas, aclaración de dudas y discusión. Estaremos a sus órdenes después de la reunión, para las personas que deseen información adicional o continuar la discusión".

II. Mensajes claves y datos de apoyo

Un máximo de tres puntos para que el público los recuerde.

Información para apoyar los mensajes claves.

Los mensajes claves son puntos que a usted le interesa que el público recuerde después de la reunión. Deben enfocarse hacia asuntos centrales y ser concisos

Ejemplo:	"Hemos realizado pruebas extensas en los pozos del área y encontramos que el agua cumple con todas las normas de seguridad para el consumo humano".

Para desarrollar sus mensajes claves:

• Piense en varias ideas
  • Piense libremente y anote toda la información que desee comunicar.

• Escoja los mensajes claves
  • Identifique las ideas más importantes. Repita el proceso hasta que su lista se reduzca a tres temas.

• Identifique los datos de apoyo
  • Es posible que alguna otra información que usted haya anotado le sirva de apoyo a sus mensajes claves; organícela para que la aproveche.

III. Conclusión

Síntesis de lo expuesto.

• Repita al pie de la letra sus mensajes claves.
• Haga una exposición de acción futura: ¿Qué va a hacer su organización sobre este asunto a corto y a largo plazo?.

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Ayudas en las presentaciones

Las ayudas audiovisuales pueden lograr que sus mensajes sean más fáciles de entender. Es más probable que las personas recuerden algún punto si establecen una asociación visual con las palabras. Para orientación adicional al preparar presentaciones de calidad, se recomienda el libro Effective Business and Technical Presentation (Morrisey y Secrest, 1987).

Ejemplos de ayuda
Gráficas Ilustraciones Diagramas Glosarios Mapas Videos/películas	Diapositivas de 35 mm Visitas personales Carteles Fotografías Ejemplos Hojas pre-impresa

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Planificación y preparación

Factores
Capacidad del salón N úmero de persona Arreglo de los Asientos	Obstáculos visuales Iluminación. Enchufes eléctricos
Para hacer
Organización, enfoque, pruebas y arreglo anticipado del equipo. Designe a alguien para que le ayude con las luces. Deje el equipo intacto hasta que el público se retire.
Otros elementos
Focos/bombillos adicionales Adaptador eléctrico para 3 orificios Extensión eléctrica Cinta para ductos	Transparencias en blanco Carrusel de diapositivas Transparencias Marcadores/Gis Tiza
Factores
Números telefónicos del personal	Notas recordatorias

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Pautas para el diseño

Ejemplos de ayuda
digan algo por sí mismos	produzcan impacto
ilustren el concepto clave	presenten los hechos con precisión
apoyen únicamente una idea principal	incluyan frases cortas o palabras claves
cuando sea posible, utilicen ilustraciones o gráficas en lugar de palabras	tengan subrayados los puntos importantes con un color contrastante
contengan un máximo de 6 palabras por renglón y 10 renglones por gráfica	hayan sido preparados cuidadosamente—ítidos, claros y ordenados

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Recordatorios para presentaciones

Al planificar, practicar y llevar a cabo una presentación, considere los siguientes aspectos de la comunicación verbal y no verbal.

Volumen

La intensidad de su voz refleja la confianza en usted mismo, su capacidad y sinceridad. Observe a su audiencia para evaluar las reacciones. Acomódese al ambiente que le rodea.

Enunciación/Pronunciación

Hable clara y correctamente. Tenga cuidado con el uso de palabras desconocidas. Defina los términos según sea necesario.

Velocidad/ritmo/rtTono

Varíe su ritmo. Hable lentamente para destacar mensajes importantes; haga pausas para dar mayor énfasis, y varíe el tono de su voz y el largo de las oraciones. Evite repetir palabras tales como "okay", "no", "este", "¿verdad?", "pues … ", etc.

Expresiones faciales/contacto visual

El contacto visual es sumamente importante. Su boca, ojos, frente y cejas también sirven para comunicarse.

Postura

La postura comunica actitud. Trate de mantener una postura derecha, con las piernas un poco separadas.

Gestos

Los gestos pueden realzar o estropear su comunicación. Tenga cuidado con los suyos y asegúrese de que sean apropiados.

Ropa/apariencia

Vístase como su audiencia esperaría verlo en su lugar de trabajo, o quizás un poco menos formal.

Distracciones

Evite gestos repetitivos tales como aclarar la garganta constantemente, mirar el reloj, jugar con las llaves o monedas y caminar constantemente de un lado a otro.

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Usando comparaciones de riesgo (Covello y otros, 1988; Covello 1989)

Al explicar datos sobre riesgos, podría compararse un cifra de riesgo con otra cifra de otro riesgo Recuerde:

• Las comparaciones pueden ayudar a poner el riesgo en perspectiva.
• Los beneficios no deben utilizarse para justificar el riesgo.
• Las comparaciones irrelevantes o engañosas pueden perjudicar la confianza y la credibilidad.

Guías para comparaciones sobre riesgos

Primera categoría (más aceptable)

• del mismo riesgo en dos situaciones diferentes
• con un estándar
• con diferentes cálculos acerca del mismo riesgo

Segunda categoría (menos deseable)

• del riesgo de hacer algo contra el de no hacerlo
• de soluciones alternativas al mismo problema
• con el mismo riesgo experimentado en otros lugares

Tercera categoría (aún menos deseable)

• del riesgo promedio con el riesgo máximo a determinada hora, tiempo o lugar
• del riesgo de una fuente de un efecto adverso con el riesgo de todas las fuentes del mismo efecto

Cuarta categoría (apenas aceptable)

• con costo; o una relación costo/riesgo con otra
• de riesgo con beneficio
• de riesgo ocupacional con riesgo ambiental
• con otros riesgos de la misma fuente
• con otras causas específicas de la misma enfermedad, afección o lesión

Quinta categoría (rara vez aceptable - ¡Úsese con extremada cautela!)

• de riesgos no relacionados (Ejemplos: fumar, conducir un vehículo, rayos atmosféricos)

Recuerde los factores que influyen la percepción del riesgo en las personas; mientras menos importancia se le adjudique a estos factores en una comparación, más ineficaz será dicha comparación.

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Diseño de una presentación

PROYECTO:
FECHA:
HORA:
LUGAR:
AUDIENCIAS
Nombres
Preocupaciones
INTRODUCCIÓN
Exposición de interés personal
Exposición de compromiso de la organización
Propósito y plan para la reunión
MENSAJES CLAVES
Contenido
Datos de apoyo
CONCLUSIÓN
Síntesis
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Preguntas esperadas o previsibles
Respuestas
MATERIALES PARA LA PRESENTACIÓN
Audiovisuales
Hojas pre-impresas

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