இரட்டைப்பதிவு கணக்குவைப்பு முறை

• a/c - account - கணக்கு
• B/S - Balance Sheet - இருப்பாய்வு (ஐந்தொகை)
• b/d - brought down - கீழ் கொண்டு வரப்பட்டது(மீதி)
• c/f - carried forward - முன் கொண்டு செல்லப்பட்டது(மீதி)
• Dr - debit - பற்று
• Cr - credit - வரவு
• G/L - General Ledger - பொது பேரேடு
• P&L - Profit & Loss லாப நட்டக் கணக்கு
• TB - Trial Balance - இருப்பு நிலை குறிப்பு (பரீட்சை மீதி)

வணிக நடவடிக்கைகளின்பொழுது பலவகையான மூலஆவணங்கள் (source documents) பரிமாறப்படுவது சதாரணமான வழக்கமாகும்.எடுத்துக்காட்டாக கொள்வனவின்போது கிரயப்பட்டியலும் (invoices) விற்பனையின்போது பற்றுச்சீட்டும் (receipts) வழங்கப்படுவது.இத்தகைய மூல ஆவணங்களில் உள்ள விடயங்களை நாளேடுகளில்(daybook) பதிவது தொடர்பில் சிக்கலான இரட்டை பதிவு முறை கையாளப்படுகின்றது.

உதாரணமாக,வணிகமொன்றில் ரூ.1000 பெறுமதியான பொருட்கள் கடனுக்கு கொள்வனவு செய்யும்போது கொள்வனவு க/கு இல் ரூ.1000 வரவு பக்கதில் அதிகரிக்கும்.அதேவேளையில் கடன்கொடுத்தோரின் க/கு இல் ரூ.1000 செலவுபக்கத்தில் அதிகரிக்கும்.அதாவது இங்கு ஒரு விடயமானது இரு வெறுபட்ட கணக்கேடுகளில் பதிவு செய்யப்படுகின்றது.இத்தகைய பதிவுமுறையின் காரணமாக ஒர் நிறுவனத்தில் உள்ள நிதி தொடர்பில் கடன்கொடுத்தோரின் பங்கென்ன,கடன்பட்டோரின் பங்கென்ன,வரி,கூலிகளின் பங்குகளென்ன என்பனவற்றினை இலகுவாக வேறுபடுத்தி அறியமுடியும்.

நாளேடுகளில் பதியப்பட்ட பதிவுகளும் அவற்றின் தொகைகளும் பின்னர் அந்தந்த உரிய கணக்கேட்டிற்கு(book of accounts) மாற்றியபின்னர் (Posting) அவற்றினை சமப்படுத்தி (balancing) மீதிகள் துணியப்படும்.இம் மீதிகளே பரீட்சை மீதி (trial balance) தயாரிப்பிற்கு பயன்படும்.பரீட்சை மீதி தயாரிப்பின்போது செய்முறைத்தாள் இரு நிரல்களாக பிரிக்கப்பட்டு சமப்படுத்தப்பட்ட கணக்கேடுகளில் வரவு மீதியினைக் காண்பிப்பவை இடதுபக்கமும் செலவு மீதியினைக் காண்பிப்பவை வலதுபக்கமும் நிரல்படுத்தப்படும் இப்பட்டியலே குறிப்பிட்ட திகதியில்(பொதுவாக ஒவ்வொரு மாதமுடிவில்) உள்ள கணக்குகள் சகலவற்றின் மீதியினை விளம்பும்.முடிவில் இருபக்கமும் நிரல்படுத்தப்பட்ட மீதிகள் கூட்டப்படும்போது சமமான தொகையினை காண்பிக்கும்.அவ்வாறு சமப்படாதுவிடின்,இரட்டைப்பதிவின்போது வழுக்கள், தவறுகள், விடுபாடுகள் ஏதெனும் இடம்பெற்றுள்ளதாக கருதப்படும்.இவ்வழுக்களை இல்லாது செய்ய கணக்கீட்டுக்கொள்கைக்கமைவாக கணக்காளரால் செம்மையாக்கம் (adjustments) செய்யப்படும்.முடிவில் தோன்றும் பரீட்சை மீதிகள் நிதிக்கூற்றுக்கள் (financial statements) தயாரிக்க பயன்படுத்தப்படும்.

பரீட்சை மீதியினைக்கொண்டு தயாரிக்கப்படும் நிதிக்கூற்றுக்களாவன:

• வியாபார இலாபநட்டக் கணக்கு - profit and loss statement.
• ஐந்தொகை - balance sheet.
• காசுப்பாய்ச்சல் கூற்று - cash flow statement.
• Statement of retained earnings.

இரட்டைப்பதிவு கணக்குவைப்பு முறையானது கணக்கீட்டுச் சமன்பாட்டினால் ஆளப்படுகின்றது.கீழ்வரும் சமன்பாட்டிற்கமைவாகவே கணக்கீடுகள் மேற்கொள்ளப்படும் :

சொத்து = பொறுப்புக்கள் + உரிமையாண்மை

இச்சமன்பாட்டினை விரித்துக்கூறும்போது பின்வருமாறு காணப்படும் :

சொத்து = பொறுப்புக்கள் + உரிமையாண்மை + (வருமானம் − செலவீனம்)

முடிவாக இதனை எளிய சமன்பாட்டு வடிவில் மாற்றும்போது :

சொத்து+ செலவீனம் = பொறுப்புக்கள் + உரிமையாண்மை + வருமானம்

மேலே விரித்து எழுதப்பட்ட கணக்கீட்டுச் சமன்பாடானது எக்காலத்திற்கும் உண்மையாகக் காணப்படும்.ஏதெனும் பிழையாக பதிவுகளை மேற்கொண்டால் மாத்திரமே இச்சமன்பாட்டிற்கு ஒழுக பரீட்சிக்கப்படும் கணக்கீடுகள் பிழைக்கும்,மற்றப்படி சமப்படும். கணக்கியலில் வரவு, செலவு என்பது பணக்கொடுக்கல்வாங்கல் சம்பந்தப்பட்டதல்ல,அது T கணக்கேட்டில் கூடிக்குறைந்து செல்லும் தன்மையினைக் கூறிப்பதாகும்.பொதுவாக சொத்துக்கள், செலவீனங்கள் வரவு/பற்றாகவும் பொறுப்புக்கள், உரிமையாண்மை, வருமானங்கள் செலவு/கடனாகவும் இருக்கும்.பேரேடுகளில் வரவு இடதுபக்கமும், செலவு வலபக்கமும் பதியப்படும்.முடிவில் ஏடுகளை செவ்வைபார்க்கும்போது வரவுமீதிகளின் கூட்டுத்தொகையும் செலவுமீதிகளில் கூட்டுத்தொகையும் சமப்படும்.

வரவும்,செலவும் பின்வருமாறு விளக்கப்படும்:

• வரவு - சமப்படுத்தப்பட்ட மீதியுடன் வரவுப்பக்கம் அதிகரித்துச் செல்லும் தன்மையுடைய அல்லது செலவுப்பக்கம் குறைந்து செல்லும் தன்மையுடைய கணக்குகள் வரவாகும்.வரவு T கணக்கேட்டில் இடதுபக்கம் பதியப்படும்.
• செலவு - சமப்படுத்தப்பட்ட மீதியுடன் செலவுப்பக்கம் அதிகரித்துச் செல்லும் தன்மையுடைய அல்லது வரவுப்பக்கம் குறைந்து செல்லும் தன்மையுடைய கணக்குகள் வரவாகும்.வரவு T கணக்கேட்டில் வலதுபக்கம் பதியப்படும்.
• வரவுக் கணக்குகள் - சொத்து மற்றும் செலவீனங்கள்.
• செலவுக் கணக்குகள் - வருமானம்,பொறுப்புக்கள்

கீழே தரப்பட்டுள்ள பொதுவில் வரவுமீதியினைக் காண்பிக்கும்:

• சொத்துக்கள்.
• கடன்பட்டோர்.
• பற்றுக்கள் - உரிமையாளரால எடுக்கப்பட்ட பணம்.
• செலவீனங்கள் - வியாபார செயற்பாட்டில் ஏற்பட்ட செலவுகள்.
• நட்டங்கள்

கீழே தரப்பட்டுள்ள பொதுவில் செலவுமீதியினைக் காண்பிக்கும்:

• பொறுப்புக்கள்.
• கடன்கொடுத்தோர்,வரி,வங்கிக்கடன்கள்.
• வருமானங்கள் - வியாபார செயற்பாட்டில் பெறப்பட்ட வருமானங்கள்.
• இலாபம்.

வரவு செலவிற்கான உதாரணம்:

கடனுக்கு கணனிகளை கொள்வனவு செய்யும்போது வரவு = கணனி க/கு (நிலையான சொத்து க/கு). செலவு = கடன்கொடுத்தோர் க/கு (பொறுப்பு க/கு).

அக் கணனிக்கொள்வனவிற்காக உரிய பணத்தினைச் செலுத்தும்போது:

வரவு = கடன்கொடுத்தோர் க/கு (பொறுப்பு க/கு). செலவு = காசு க/கு (சொத்து க/கு).

பதிவுகளின் முடிவில் (பொதுவாக மாதமுடிவில்) சகல ஏடுகளும் சமப்படுத்தப்பட்டு அவற்றின் வரவு அல்லது செலவு மீதிகளைக் கொண்டு பரீட்சைமீதி தயாரிக்கப்படும்.இப் முடிவுற்ற பரீட்சைமீதியானது கணக்குப்பதிவுகளின் பிழையின்மையினை உறுதி செய்யும் நுட்டமாகவும், முடிவுக் கணக்குகளான இலாபநட்டக் க/கு, ஐந்தொகை என்பன தயாரிப்பதற்கான தரவு அட்டவணையாகவும் தொழிற்படும்.

கீழ்வரும் அட்டவணை வரவு செலவு மீதிகள் மாற்றமடையும் தன்மையினை விளக்குகின்றது."+" அதிகரிப்பினையும், "-" குறைவடைவதனையும் குறிக்கும்.

ஆங்கில எழுத்து "T" போன்று காணப்படுவதால் இப் பெயர் கொண்டு அழைக்கப்படுகின்றது.

வரவுகள் நடுக்கோட்டிற்கு இடதுபுறமாகவும் செலவுகள் நடுக்கோட்டிற்கு வலதுபுறமாகவும் பதியப்படும்.

• ஐந்தொகை
• காசுப்பாய்ச்சல் கூற்று
• பரீட்சை மீதி

• Institute of Certified Bookkeepers(ஆங்கில மொழியில்)
• A double entry GnuCash How-to(ஆங்கில மொழியில்)
• More accounting theory(ஆங்கில மொழியில்)
• An accounting tutorial(ஆங்கில மொழியில்)
• GnuCash data entry concepts(ஆங்கில மொழியில்)
• Bean Counter's bookkeeping tutorial(ஆங்கில மொழியில்)
• Free Bookkeeping Course(ஆங்கில மொழியில்)
• Bookkeeping Terms(ஆங்கில மொழியில்)
• Computer database modeling(ஆங்கில மொழியில்)